¿Excel o un sistema?

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¿Excel o un sistema?

Con frecuencia llegamos a una empresa y la gente de un área determinada nos dice “acá llevamos todo en Excel”. Ponen cara triste, como si no tener un sistema informático específico y llevar la información en planillas fuera algo de qué avergonzarse.

Excel es una herramienta fantástica ya que permite a usuarios con muy poco conocimiento estructurar información tanto para fines de ingreso como de cálculos y visualización.

La idea de Excel o la planilla de cálculo se origina con Dan Bricklin en el año 1977. Se estructura en base a una idea genial pero sencilla, números ordenados en una grilla y un esquema de fórmulas. A lo largo de los años, este concepto se va adornando y haciendo más poderoso con capacidades gráficas, lenguajes de programación incorporados y herramientas tan potentes y versátiles como las tablas dinámicas.

La cantidad de usos que Excel tiene en la empresa actualmente es innumerable. Herramienta de análisis, ingreso de datos, generación de gráficos e informes. No sé en qué lugar del sitial de honor de los inventos esté la planilla de cálculo, pero debería estar bastante alto.

Ahora, enfoquémonos en el uso de una planilla excel como herramienta para ingresar datos y compartir información de soporte de procesos en equipos de trabajo. Podríamos analizar un ciclo de evolución. Tomaremos como ejemplo una empresa industrial dónde se realizan reparaciones a las máquinas o equipos.

1. En la primera fase, no se registra información. La organización aún no se da cuenta de que es importante registrar esto y analizarlo.

2. En la segunda fase (o al menos así pasaba hasta hace algunos años) se desarrolla un formulario en papel y se anotan las reparaciones que se hacen a cada máquina.

Normalmente esto queda en el papel y no lo mira nadiea, salvo que alguna vez alguien lo revise para hacer informes o análisis puntuales.

3. En la tercera fase alguien crea una planilla excel donde se registran las mantenciones.

Normalmente esto se deja en una carpeta compartida donde accede la gente que ingresa los datos y toda la organización puede consultarlos de ser necesario.

4. En la cuarta fase (si la información se considera suficientemente importante) se compra o diseña un sistema informático que aporta una serie de ventajas sobre la planilla Excel (a veces)

¿cuándo conviene cambiar desde una planilla Excel a un sistema? Deben cumplirse las

siguientes condiciones:

a) El proceso y el registro de información ya está maduro. Se sabe qué información se desea registrar y qué se va a hacer con ella. Si aún se está constantemente agregando o quitando campos a la planilla, no es buena idea desarrollar un sistema.

b) Es información importante y es deseable saber quién la modificó, crear permisos para que ciertas personas sólo puedan cambiar una parte de los datos o sólo visualizar, etc.

c) Existen necesidades importantes de procesos posteriores. Es decir, la información que se recolecta en este proceso será usada para generar informes o reportes o para enlazarse o alimentar otros sistemas.

Aquí se debe hacer un llamado al criterio y la prudencia. Manejar en Excel procesos críticos que debe alimentar flujos de datos cruciales para la organización no es una buena idea.

Tampoco lo es crear sistemas con información de estructura dinámica que podría llevarse perfectamente en Excel. Lo que ocurre normalmente cuando se intenta hacer esto es que el sistema queda sin utilizar y en poco tiempo la gente vuelve a Excel.