Programación de Muestras
Herramientas de Programación
La mantención de un listado de clientes, puntos de muestreo, servicios, etc. permite al laboratorio la identificación de los servicios prestados (especialmente aquellos que son permanentes en el tiempo) con anterioridad a que estos se realicen lo que se traduce en una reducción de tiempo en la recepción, control en el cumplimiento de los trabajos a realizar y uniformidad en la identificación de muestras asegurando de esta manera búsquedas rápidas de análisis, muestras, clientes, etc.
Para realizar la programación de muestras, Qualisys entrega dos herramientas
- Programación Manual: Se utiliza al programar una única muestra de un punto de muestreo. Indicando punto, análisis a realizar y la fecha de muestreo.
- Patrones de Muestreo: se utiliza para indicar para un grupo de puntos una frecuencia determinada de muestreo (diaria, mensual, etc.) y la cantidad de muestras a obtener en ese período. Los patrones de muestreo permiten generar programaciones masivas de puntos en grandes períodos de tiempo.
- Copiar programación de un mes a otro: Cuando un programa de muestreo (puntos, tipos de muestras, análisis) se repite mes a mes, el usuario puedo copiar de un mes a otro las mismas opciones de programación del mes tomado como base.
Luego de hacer una programación, el usuario podrá generar tarjetas de muestreo para que sean completadas en el trabajo en terreno con los datos que allí se recolecten, pero que llevará ya identificada la muestra a obtener.
Cada muestra programada, además se genera con un código de barra que contiene al número de muestra programada que permitirá una rápida lectura en el ingreso al laboratorio.
Visualización de la Programación
Cada vez que se genera una programación masiva o manual se actualiza en forma automática un calendario con los muestreos a realizar.
El calendario entrega al usuario:
El número de muestras diarias a realizar según servicio y tipo de muestras
- Muestras recibidas del total de muestras programadas, diarias y mensuales
- Total de muestras programadas al día
- El detalle de la programación mensual del servicio (puntos de muestreo, análisis a realizar, todo es sólo pinchando el nombre del servicio).
- Actualizar la programación sólo “arrastrando” con el mouse las muestras a otra fecha dentro del calendario.
- Actualizar la programación, agregando nuevas muestras o eliminando muestras ya programadas
La programación también se entrega como un registro o lista de muestras programadas fácilmente exportable a Excel.
Consultas de Programación
- Informe de Cumplimiento de la Programación: Entrega al laboratorio según un rango de fecha seleccionado un informe que resume todos aquellos eventos que significan un incumplimiento de la programación realizada tales como muestras no recibidas, muestras recibidas en fecha distintas a las programadas, puntos de muestreo distintos a los programados, etc.
- Consulta de Carga de Trabajo Futura: La base de este informe son las muestras programadas a las cuales se les ha asignado los análisis a realizar. De esta manera la consulta entrega diariamente la cantidad de análisis que hay programados para el laboratorio, favoreciendo la gestión o distribución del trabajo analítico.
Despacho de Envases
Permite llevar el registro de los envases despachados a distintos destinos de muestreo.
Este formulario permite ingresar a través de la lectura del código de barra, los lotes de envases que serán enviados a terreno.
El despacho masivo no requiere la identificación exacta del muestreo en el cual serán utilizados los envases, por lo tanto es de utilidad al enviar envases de reserva, para emergencias o en aquellas situación donde no se requiere un control estricto del despacho pero sí se requiere llevar el control de la cantidad, número de envases, transporte y destino de estos.
Despacho No Programado
El despacho no programado es un formulario que registra la salida de envases asociados a una muestra que no está en los programas de muestreo del laboratorio. Se diferencia del despacho masivo, porque en el despacho no programado se asocia directamente a los envases las muestras que serán analizadas.
Este formulario registra:
- Pre-identificación de la muestra no programada o esporádica que será muestreada. Esta identificación hará que el proceso de recepción sea más rápido y libre de errores
- Pre-asignación de los análisis a realizar en el laboratorio
- Ingreso de los envases que serán utilizados en el muestreo
- Validación de que el tipo y preparación de envase ingresado corresponda a los análisis que serán desarrollados
Despacho Muestras Programadas
Qualisys posee formularios para el registro de los envases que serán utilizados en el muestreo de muestras agendadas en el laboratorio.
Esta opción permite:
Despachar envases para muestras programadas en un rango de fechas
- Registrar toda la información de despacho (responsable, método de transporte, guía, etc.)
- Asociar envases a los análisis a realizar
- Validación de los envases utilizados según la técnica analítica que será realizada
- Recepción de la muestra a través de la lectura del código de barra del envase
Identificación y Trazabilidad de Envases
Formularios de Lavado y Esterilización
Qualisys permite a cada laboratorio diseñar su propio formulario de registro de lavado y esterilización de envases.
Este formulario permite al laboratorio ingresar al sistema toda la información relacionado con la preparación de los envases que serán utilizados en el muestreo, tales como
-Fecha de Lavado y Esterilización
-Responsable del Lavado y Esterilización
-Equipo de esterilización utilizado
-Variables de control del proceso de esterilización
-Resultado del proceso de esterilización de envases
-Lotes de lavado y esterilización.
Generación de Códigos de Barra de Envases
Qualisys genera una etiqueta de código de barra con una identificación única para cada envase utilizado en muestreo. Esta etiqueta identifica al envase desde la preparación hasta el lavado posterior a la recepción de la muestra luego que éste ya ha sido utilizado.
La etiqueta de código de barra contiene como base la información referente a:
-Lote de Envase
-Fecha y Lote de Lavado
-Fecha y Lote de Esterilización
-Material y preparación del envase
-Análisis asociados al envase
Otra información que puede incluir la etiqueta es:
-Laboratorio de origen del envase
-Fecha de caducidad del envase, etc.
El Lote de Envase es un número único asignado por Qualisys, que se encuentra asociado a un registro de generación de códigos de barra, que a su vez se encuentra trazado a los formularios de lavado y esterilización utilizados por el laboratorio. De esta manera cada envase que sale del laboratorio con código de barra lleva la información de su preparación registrada en el sistema.
Para generar códigos de barra, el usuario debe indicar
-Fecha de Preparación del envase
-Autoclave utilizada
-Lote de Lavado y Esterilización: El sistema le propondrá los lotes indicados en los formularios de lavado y esterilización según las fechas y autoclave ingresada, de esta manera podremos trazar cada envase al registro de calidad correspondiente.
Parámetros: Parámetros que pueden ser analizados a partir de las muestras tomadas en esos envases.
Preparación: Tipo y preparación de envase que puede ser utilizado en el muestreo según los parámetros asignados.
Envases Generados: Códigos de barra generados en este lote de envases. Cada etiqueta corresponde a un único envase que ha sido preparado y esterilizado según la información registrada en este lote.
La lectura de código de barra del envase será utilizada al:
-Registrar el despacho de los envases
-Despachar envases a muestra programadas
-Recibir envases e ingreso de muestras en el laboratorio
-Consultas sobre envases y muestras a través del sistema
Consultas Envases Preparados
Al llevar el registro y codificación de cada envase preparado es posible seguir la huella de cada uno, su estado y ubicación. Qualisys entrega consultas que permiten al usuario conocer el curso de sus envases
-Registro de Envases: Entrega un listado de los envases codificados en el sistema, también permite al usuario registrar la baja de envases que han resultados dañados o inutilizados ya sea por caducidad, mal uso, etc. Los envases o códigos dados de baja no podrán ser utilizados en las funciones del sistema.
-Informe de Envases: Entrega para el período consultado la cantidad de envases que han sido codificados, despachados, recibidos, el total de envases dados de baja y el tiempo mínimo de retorno desde que el envase es despachado hasta que es recibido en el laboratorio junto con la muestra. Todo esto agrupado por tipo de envase.
-Informe de Envases: Entrega para el período consultado la cantidad de envases que han sido codificados, despachados, recibidos, el total de envases dados de baja y el tiempo mínimo de retorno desde que el envase es despachado hasta que es recibido en el laboratorio junto con la muestra. Todo esto agrupado por tipo de envase.
-Trazabilidad de Envase: Leer o ingresar el código de barra del envase y el sistema entrega un resumen de la información de su preparación, del despacho y de la recepción del envase asociada a una muestra del laboratorio.
